文字起こしアプリ・Nottaを定例会議で使ってみた！
零細企業でも定例ミーティングくらいやっています。
数人の零細企業でも定例のミーティングをやっています。
弊社の場合、毎週月曜日の朝に「先週の報告」「今週の予定」を共有する週例ミーティングをやっています。
「運営のリズム」のようなものですね。
ミーティングをする以上、議事録を作成しデータベースツールに情報を保存します。
弊社にはFileMakerで作ったBestPracticeという名前のマネジメントツールがあり、業務マニュアルや会議議事録を登録しています。
少し照れくさいのですが、下記がBestPracticeのトップ画面で、経営目標～年度課題、業務ステップのマニュアルが整理され、右上の「Weekly Report」に週例ミーティングの議事録が蓄積されています。
議事録作成も面倒なので、文字起こしアプリ・NottaでDXしてみました。
毎回議事録を作成するにも時間がかかり、その出来栄えも担当者の理解力や情報リテラシに左右されるので、Nottaで機械的に文字起こしを行いChatGPTで要約を作成する仕組みをメンバーのＫ君に作ってもらいました。
たとえば、1月29日のミーティングの議事録をこの仕組みは下記のように作成してくれました。
参加者 社長、K、M
要約
会議の内容は、サーバー契約の更新、Adobeの契約期間と解約手続き、携帯Wi-Fiの料金プラン、月次固定費の内訳、認知症に関するセミナーなどについて話し合われました。主な決定事項として、Adobeの契約を休眠状態に切り替えること、携帯Wi-Fiの料金プランを見直すことなどが挙げられます。次回までに検討すべきアクションアイテムとして、Adobeの契約期間と解約手続きの確認、携帯Wi-Fiの料金プランの比較検討などが示されました。
チャプター
サーバー契約の更新について
現在利用しているサーバーを解約し、新たなサーバーを契約する可能性について話し合われました。コスト削減の観点から検討が必要であることが確認されました。
Adobeの契約期間と解約手続きについて
Adobeのソフトウェア使用契約について、休眠状態への切り替えと解約手続きのタイミングが不明確なことが指摘されました。次回までに契約内容を確認することとなりました。
携帯Wi-Fiの料金プランについて
現在の携帯Wi-Fiの料金プランが高額であることが問題視され、より低廉なプランへの変更または新規契約の可能性が示唆されました。次回までに比較検討することとなりました。
月次固定費の内訳について
月次の固定費の内訳が報告され、人件費や家賃などの必要最低限の支出額と、その他雑費の割合が高いことが指摘されました。コスト削減のための見直しが必要であることが確認されました。
認知症に関するセミナーについて
認知症に関するセミナーの内容が報告され、興味深い情報が得られたことが共有されました。今後も継続的に最新情報の収集に努めることが確認されました。
行動項目
Adobeの契約期間と解約手続きを確認
携帯Wi-Fiの料金プランを比較検討
月次固定費の見直し